کرونا و دورکاری شرکت ها

در طی روزهای گذشته و به علت شیوع کرونا ویروس در کشور، کسب و کارها اغلب و یا کلیه‌ی فعالیت های خود را به سمت کار در منزل و یا همان دورکاری برده اند. به جهت وقوع این شرایط بحرانی و در راستای سلامت کارمندان شرکت های مختلفی از جمله ایده پردازان و SMS.ir با رعایت بسیاری از موارد، این تصمیم را گرفته اند. اما پیش از هر چیز باید بدانیم در این زمان چه نکاتی لازم است رعایت شود تا کارمندان و مدیران خدمات دهی خود را با کیفیت قبلی پیش ببرند و اختلال کاری را به حداقل برسانند.

 

«به خاطر داشته باشید»

پیشنهاد به دورکاری البته برای شرکت هایی است که امکان این کار را دارند. بسیاری از کسب و کارها به دلیل خدمات حضوری نیاز دارند که روند قبلی خود را پیش بگیرند اما باید دقت داشته باشند که تمامی موارد بهداشتی را رعایت کنند تا هم مشتریان از نظر خدمات دهی اطمینان خاطر داشته باشند و هم سلامت کارمندان خود از ویروس کرونا در شرکت به خطر نیافتد.

 

در روزهای پیشین و با آغاز شیوع بیماری کرونا، شرکت ایده پردازان برای حفظ بهداشت و سلامت در سازمان پروتکل های خاصی را در این رابطه در فضای شرکت پیاده کرد که می توانیم برای پیشنهاد به دیگر برندها به چند مورد از آن ها اشاره کنیم:

• از مایع ضدعفونی کننده و دستشوئی برای شستن دست ها در هر واحد به صورت جداگانه استفاده کنید.
• کارمندان لیوان و وسایل غذاخوری را از دیگران جدا کنند و برای اطمینان بیشتر خودشان آن ها را بشویند.
• کلیه دستگیره ها ، آیفون ها ، درب فر و یخچال روزانه با مایع ضدعفونی کننده سطوح تمیز شود.
• در بیرون از سرویس ها سطل زباله جداگانه جهت انداختن دستمال و ماسک قرار گرفته شود.
• از اسپری الکلی و یا پد الکلی برای تمیز کردن تلفن، کیبورد، موس و کلیه ابزارهایی که به صورت روزمره با آنها در ارتباط هستید استفاده نمایید.
• دست دادن را ممنوع کنید.
• از برگزاری جلسه های غیر ضروری بپرهیزید.
• دست های خود را مرتبا به مدت ۲۰ ثانیه بشوئید.
• اگر کارمندان علائمی مانند سرماخوردگی دارند با مرخصی آن ها موافقت کنید. توصیه شود تا بهبودی کامل در شرکت و یا کلیه اماکن عمومی حضور به عمل نیاورند.
• به دلیل اینکه دستگاه های اثر انگشت امکان انتقال کرونا را تسریع می بخشند موقتا این بخش را از سازمان حذف کنید و راه حل دیگری ارائه کنید.

تا به اینجا نکاتی ضروری در رابطه با پیشگیری کرونا در شرکت ها را عنوان کردیم، حال می خواهیم بدانیم اگر شرکتی مجبور به دورکاری شود به چه توصیه هایی نیاز دارد؟ در ادامه‌ی این مقاله از مزایا و معایت دورکاری شرکت ها می گوییم و اینکه چه راه‌حل هایی برای این موارد وجود دارد. اما در ابتدا کمی درباره‌ی دورکاری و شرایط آن صحبت خواهیم کرد.

دورکاری چیست؟

دورکاری به معنای تغییر مکان اصلی کار به دور از فضای اداری است. به علاوه با این روش می توان کارمندان بزرگ و شناخته شده ای را از سراسر کشور و یا جهان استخدام کرد. کار از راه دور برای کاهش هزینه‌ی رفت و آمد و زمان برای هر دوطرف کارفرما و کارمندان مفید است.

به لطف عصر دیجیتال، بسیاری از شما در زمان دورکاری می توانید پروژه های شرکت را با موفقیت انجام دهید و با تیم خود ارتباط برقرار کنید – و حتی یک تیم را مدیریت کنید – بدون اینکه در یک اتاق یا حتی در همان شهر در کنار هم حضور داشته باشید. این بدان معناست به جای اینکه هر روز وارد یک دفتر شوید، می توانید در هر مکانی تا زمانی که لپ تاپ و اینترنت داشته باشید به دلخواه کار کنید. پس اینترنت خوب و امکانات مورد نیاز و کارآمد از اهمیت بسیاری در دورکاری برخوردار است.

برخی از کارمندان از راه دور به طور کامل مشغول دورکاری هستند، به این معنی که ۴۰ ساعت در هفته را در خانه کار می کنند (یا یک فضای مشابه یا کافی شاپ). شرکت های دیگری نیز وجود دارند که به تیم های خود اجازه می دهند از راه دور کار کنند، مثلاً یک یا دو روز در هفته. از طرفی فریلنسرها هم به خودی خود و به دلیل ماهیت شغل و انتخابی که داشتند، با تمام مزایا یا معایبی که می تواند برایشان داشته باشد تصمیم به این کار بدون داشتن کارفرما (شرکت) می گیرند. همه این موارد در رابطه با دورکاری زمانی می تواند موثر باشد که امکانات فراهم و افراد واجد شرایط باشند.

مزایا و معایب دورکاری چیست؟

قطعا این روش نیز برای کارکنان و مدیران نقاط قوت و ضعف دارد. بر هیچ کس پوشیده نیست که دورکاری در کنار مزیت های عمده، مخصوصا در شرایط حال حاضر کشور معایبی برای افرادی که تا بحال تجربه ی چنین فعالیتی را نداشته اند، خواهد داشت. در موارد زیر به برخی از آن ها اشاره می کنیم:

مزایـــای دورکـاری

• به کارمندان حقوق و مزایای کامل تعلق می گیرد.
• کارمندان وقت و هزینه رفت و آمد را پس انداز می کنند.
• استقلال بالاتر و وقفه های کمتر کاری می توانند بهره وری را افزایش دهند.
• برای افرادی که ناتوانی در حرکت دارند دوری کاری باعث درآمدزایی می شود و بسیار مفید خواهد بود.

معـایب دورکــاری

•  برای موقعیت هایی که نیاز به تجهیزات تخصصی دارد، مناسب نیست.
• فرصت های درون شبکه ای کمتری برای کارمندان رخ می دهد و ارتباط آنلاین ممکن است با مشکل مواجه شود.
• صورتحساب گاز، برق و اینترنت در خانه یک کارمند ممکن است افزایش یابد.
• برخی از چارچوب کاری خود کمتر فعالیت می کنند.

 چه راه حل هایی برای تجربه‌ی یک دورکاری موفق وجود دارد؟

اما برای کاهش این احتمالات و بالا رفتن راندمان کاری در زمان دور کاری راه حل هایی هم وجود دارد و اولین آن برنامه ریزی اصولی، دقیق و امکان سنجی این اتفاق در یک شرکت است. برای مثال راهکارهایی که در ادامه می خوانید می تواند شما را برای در مدیریت هرچه بهتر دورکاری کمک کند.

هنگام اجرای کار از راه دور در شرکت خود برای اولین بار ، باید این موارد را در نظر بگیرید:

• فعالیت های کاری چگونه انجام می شود ، کجا و چه زمانی؟
• آیا کارمندان امکانات لازم (اینترنت پرسرعت، نرم افزارهای مختلف و راه‌های ارتباطی) را در خانه در اختیار دارند؟
• ساعت کار چگونه پیگیری خواهد شد؟
• جلسات و پروژه های مشترک چگونه برگزار می شود؟
• چگونه سطح بالایی از ارتباطات در محل کار را حفظ کنیم؟
• چه پشتیبانی فنی و تجهیزات مورد نیاز است و چه کسی آن را تأمین می کند؟
• چه شبکه ها و داده های شرکت باید از راه دور قابل دسترسی باشند؟
• نظارت و ارزیابی چگونه خواهد بود؟

پس از بررسی های اولیه و طراحی برنامه ای برای این اقدام، باید ابزار و امکاناتی که برای کارمندان در خانه مورد نیاز است را فراهم کنیم و از رسانه ها و کانال های ارتباطی برای دسترسی به تیم ها و افراد بهره ببریم.

بهترین ابزارهای ارتباطی برای دورکاری

• ترلو Trello

ترلو یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای مدیریتی تحت وب است که در ایران بسیار طرفدار دارد. با استفاده از ترلو می توانید برای هر پروژه ای Board تعریف کنید و افرادی که در آن پروژه باید حضور داشته باشند را به آن اضافه کنید. پس از تعریف وظایف، نام گذاری هر پروژه به صورت Card و تگ کردن، امکان این را دارید که توضیحات، فایل های مورد نیاز را به آن Card اضافه کنید. این نرم افزار که به صورت اپلیکیشن نیز قابل دانلود است، برای کارهای تیمی بسیار کاربردی است. در دورانی مانند این روزها که ویروس کرونا و دورکاری بهم مرتبط شده اند، استفاده از ترلو می تواند از بی برنامگی و بهم ریختگی پروژه ها جلوگیری کند و میزان تماس های تلفنی و چت را کاهش دهد.

• اسکایپ Skype

اسکایپ از قدیمی ترین و محبوب ترین نرم افزارهای ارتباطی است. این نرم افرار به دلیل قابلیت پذیرش بالای کاربر در یک چت صوتی یا تصویری (۵۰) نفر که دارد، در این شرایط که به دلیل کرونا امکان جلسات حضوری نیست، می تواند بسیار مفید باشد. پیشنهاد می شود اگر نیاز به جلسات طولانی مدت دارید اسکایپ را جز گزینه های ارتباطی خود در نظر بگیرید.

• واتس اپ WhatsApp

در حال حاضر یکی از پرکاربردترین نرم افزارهای ارتباطی در ایران را می توان واتس اپ نام برد. به دلیل چت گروهی و راحتی تماس این اپلیکیشن بر روی گوشی و دسکتاپ اکثر مردم ایران نصب است. در این روزها شرکت هایی چون ایده پردازان هم با تشکیل گروه های مختلف و نظارت مدیران با کارمندان خود در ارتباط هستند.

• اسلک Slack

یکی از نرم افزارهایی که می توان برای جلسات غیرحضوری استفاده کرد، اسلک نام دارد. این اپلیکیشن به شما این امکان را می دهد تا جلسات درون گروهی برقرار کنید. از دیگر ویژگی های اسلک پنهان کردن مخاطبان و کانال ها، پین شدن پیام های مهم، اختصاص قالب متفاوت برای گفتگوها و جستجوی پیشرفته و دسترسی آسان به پیام ها است.

• تیم اسپیک TeamSpeak

تیم اسپیک نرم افزاری رایگان بر روی دسکتاپ، و ساده برای برقراری تماس های صوتی است. شما با تشکیل یک گروه و نام کاربری می توانید با تمامی اعضای تیم خود مکالمه داشته باشید و برای کنترل چت گروهی رمز تعریف کنید. این نرم افزار نیز در چنین شرایطی می تواند بسیار کاربردی باشد.

سخن پایانی:

همه ی ما می دانیم که در شرایط سخت کاری باید بیش از پیش درکنار هم باشیم و با انرژی بیشتر به ادامه ی فعالیت های خود بپردازیم. دورکاری در این روزهای شیوع ویروس کرونا شاید بهترین روش باشد. برای سلامت کارمندان و کاهش خطر اکثر استارت آپ ها و شرکت ها این روند را پیش گرفته اند. با خواندن و بررسی نکات مهم و استفاده از کانال های ارتباطی قطعا می توان تجربه ای متفاوت و خوب از دورکاری را کسب کنیم.